آموزش اکسل هفته ۱۰

آموزش اکسل هفته ۱۰ – ایران ترجمه – Irantarjomeh

مقالات ترجمه شده آماده گروه کامپیوتر

مقالات ترجمه شده آماده کل گروه های دانشگاهی

مقالات

چگونگی سفارش مقاله

الف – پرداخت وجه بحساب وب سایت ایران ترجمه(شماره حساب)ب- اطلاع جزئیات به ایمیل irantarjomeh@gmail.comشامل: مبلغ پرداختی – شماره فیش / ارجاع و تاریخ پرداخت – مقاله مورد نظر --مقالات آماده سفارش داده شده پس از تایید به ایمیل شما ارسال خواهند شد.

آموزش فراگیری اکسل از طریق آقای اکسل –

 هفته ۱۰

این هفته : سه راه اصلی برای وارد نمودن فرمول ها وجود دارد و شیوه ای که به کار می گیرید مدت زمانی که از نرم افزار های صفحه گسترده استفاده کرده اید را بیان می نماید. امروز  در بخش نکته اول در مورد هر سه شیوه مطالعه کنید.

سه نکته باقیمانده در مورد جمع خودکار یا AutoSum و اینکه چه را همیشه عملی نیست، دیگر خصوصیات جمع خودکار و اینکه چرا =COUNT() ممکن است نتایج نادرستی را برگرداند.

سه روش برای وارد نمودن فرمول ها

مشکل : برای وارد نمودن محاسبات ساده سه راه اصلی در اکسل وجود دارد. با شناخت این سه روش قادر خواهید بود فرمول ها را بر حسب موقعیت ها سریع تر وارد نمایید. کاربرگ نمایش داده شده در شکل ۳۳۶ را ملاحظه نمایید.

در این شکل، هزینه کل  ، مقدار مورد و تعداد هزینه هر واحد  را پس از محاسبه به ترتیب در E3 ،B3 و   C3 وارد خواهید کرد.

استراتژی : می توانید به سادگی فرمول را وارد نمایید.

۱) اشاره گر را در سلول E3 قرار داده و =b3*c3 را تایپ نموده و کلید اینتر را فشار دهید، همانند شکل ۳۳۷٫

۲) فرمول محاسبه می شود. فرمول اصلی را در نوار فرمول در بالای E1 مشاهده می کنید. خود کاربرگ نتیجه محاسبه را همانطور که در شکل ۳۳۸ نشان داده شده نمایش می دهد.

مزیت : چنانچه تایپیست ماهری باشید، تنها نیاز به وارد نمودن ۳ ضربه تایپ دارید.

اشکال : این شیوه برای فرمول های پیچیده بسیار دشوار می شود.

استراتژی دیگر : از کلید های جهتی استفاده کنید. تمام کسانی که در زمان Lotus 1-2-3 از صفحه گسترده ها استفاده می کردند اغلب این شیوه را به کار می بردند. زمانی که در استفاده از این شیوه به مهارت دست یافتید، سرعت و میزان درک آن افزایش می یابد.

۱) اشاره گر را به سلول E3 منتقل کنید. همانطور که شکل ۳۳۹ نشان می دهد، یک علامت = تایپ کنید تا اکسل بداند که قصد وارد نمودن یک فرمول را دارید.

۲) کلید جهت چپ را فشار دهید.همانطور در شکل ۳۴۰ مشاهده می کنید، یک خط نقطه چین در اطراف سلول سمت چپ E3 قرار می گیرد. اکسل شروع به ساخت فرمول =D3 می نماید.

۳) کلید جهتی سمت چپ را دوبار دیگر هم فشار دهید. همانگونه که در شکل ۳۴۱ مشاهده می نمایید فرمول موقت شما اکنون =B3 است.

۴) در صفحه کلید ، کلید ستاره را فشار دهید. می توانید از کلید های Shift+8 و یا کلید ستاره در بخش کلید های عددی صفحه کلید استفاده کنید. حاشیه نقطه چین در اطراف B3 ناپدید شده و یک خط پر رنگ جایگزین آن می شود، شکل ۳۴۲ را ملاحظه کنید. فشردن هریک از کلید های عملگر، نظیر جمع، منها،ضرب یا تقسیم به اکسل می گوید که شما قصد وارد نمودن ادامه فرمول را دارید.

۵) سپس کلید جهت چپ را فشار دهید.  حاشیه نقطه چین دوباره ظاهر می شود. اکنون فرمول موقت =B3*D3 ، مانند شکل ۳۴۳ خواهید داشت. هنوز کاملا درست نیست اما د حال نزدیک شدن هستید.

۶) کلید جهت چپ را یک بار دگر فشار دهید. آنگونه که در شکل ۳۴۴ مشاهده می کنید، فرمول موقت اکنون درست است.

۷) سپس کلید اینتر را فشار دهید. فرمول محاسبه می شود. فرمول اصلی را در نوار فرمول بالای E1 مشاهده خواهید کرد. کار برگ خود نتیجه محاسبه را نشان خواهد داد.

آموزش اکسل هفته ۱۰

مزیت : در این روش هرگز نیازی به تایپ مراجع سلول نخواهید داشت. تنها با استفاده از کلید های جهتی به آنها اشاره می نمایید. چنانچه فرمول هایی ایجاد می نمایید که بر اساس سلول های نزدیک سلول فرمول هستند، با این شیوه می توان فرمول ها را به سرعت وارد نمود.

استراتژی دیگر : از ماوس استفاده کنید. این مراحل را دنبال نمایید.

۱) همانگونه که در شکل ۳۴۵ نشان داده شده، یک علامت تساوی تایپ کنید. این امر به اکسل اعلام می کند که قصد وارد نمودن فرمول را دارید.

۲) با استفاده از ماوس، سلول B3 را انتخاب کنید. همانگونه که شکل ۳۴۶ نشان می دهد اکسل شروع به ساخت فرمول شما می نماید.

۳) با استفاده از صفحه کلید و کلید های Shift+8 و یا کلید ستاره در بخش کلید های عددی، یک علامت ستاره یا ضرب را تایپ کنید. شکل ۳۴۷٫

۴) با استفاده از ماوس، سلول C3 را انتخاب کنید. اکنون فرمول موقت طبق شکل ۳۴۸ درست به نظر می رسد.

۵) کلید اینتر را فشار دهید. فرمول محاسبه می شود. شما فرمول اصلی را در نوار فرمول بالای E1 مشاهده خواهید نمود. خود کاربرگ نتیجه محاسبه را نشان می دهد.

مزیت های ماوس : استفاده از ماوس برای انتخاب مستقیم سلولی که می خواهید فرمول را در ان وارد نمایید آسان است.

اشکال استفاده از ماوس : حرکت دستتان از صفحه کلید به ماوس و بالعکس دشوار است. برای وارد نمودن فرمول بالا، باید یک کلید را فشار دهید، از ماوس استفاده کنید، یک کلید را فشار دهید، از ماوس استفاده کنید و دوباره یک کلید را فشار دهید. ۴ جابجایی از صفحه کلید به ماوس و بالعکس باد صورت گیرد.

خلاصه : ۳ شیوه اصلی برای وارد نمودن فرمول ها در اکسل وجود دارد. استفاده از شیوه درست برای موقعیت اساسا کارایی شما را ارتقاء می دهد.

استفاده از جمع خودکار برای وارد نمودن سریع یک فرمول کامل

مشکل : همانگونه که شکل ۳۴۹ نشان می دهد، داده هایی در اختیار دارید. لازم است که ردیف های را به سرت جمع کنید.

استراتژی : از دکمه جمع خودکار بر نوار استاندارد استفاده کنید. این دکمه شبیه حرف یونانی سیگما می باشد، شکل ۳۵۰ را ملاحظه کنید.

۱) اشاره گر را در سلول B10 قرار دهید. دکمه جمع خود کار را فشار انتخاب کنید. مانند شکل ۳۵۱٫

۲) اکسل داده های شما را بررسی می کند و پیش بینی می کند که می خواهید تمام اعداد بالای سلول اشاره گر را جمع کنید. همانگونه که شکل ۳۵۲ نشان می دهد، اکسل فرمول موقت =SUM(B2:B9) را  وارد می نماید. برای پذیرش این فرمول اینتر را فشار دهید.

۳) نقطه مربع شکل در گوشه چپ و پایین سلول دسته پرکننده خودکار است. با استفاده از ماوس، دسته پرکننده را به سمت راست بکشید تا سلول های C10 تا F10 را دربرگیرد. با رها کردن دکمه ماوس این فرمول به هر ۵ ستون کپی می شود.

آموزش اکسل هفته ۱۰

خلاصه : دکمه جمع خودکار بر نوار استاندارد یک ابزار قدرتمند برای ورود سریع یک فرمول کامل است.

توابع بحث شده : =SUM()

جمع خودکار در بعضی موارد داده های من را به درستی پیش بینی نمی کند

مشکل : هنگام استفاده از دکمه جمع خودکار، اکسل گاهی محدوده نادرستی از داده ها را برای جمع بندی پیش بینی می کند. در شکل ۳۵۳، جمع خودکار به خوبی در F2 و F3 عمل کرد، اما در سلول F4 اکسل تصور می کند که می خواهید ردیف های بالای F4 را جمع ببندید.

استراتژی : پس از فشردن کلید جمع خودکار، آدرس محدوده موقت در فرمول موقت پر رنگ تر یا بر جسته نشان داده می شود. با استفاده از ماوس، محدوده درست را انتخاب کنید.

همانگونه که در شکل ۳۵۳ مشاهده می نمایید، جمع خودکار در B2 و B3 به درستی عمل می کند. پیش بینی می کند که می خواهید داده های آن ردیف را جمع کنید. البته در سلول B4 اکسل دارای یک انتخاب است : آیا مایلید دو سلول در ان ستون یا ۴ سلول در ان ردیف را جمع نماید؟ اکسل همیشه در این موقعیت جمع دو سلول را بر می گزیند.

پس از فشردن دکمه جمع خودکار، توجه داشته باشید که F2:F3 در ان فرمول انتخاب می شود.این به شما اجازه می دهد تا محدوده درست را وارد نمایید. سه روش وجود دارد :

۱) با استفاده از ماوس، انتخاب B4:E4، و فشردن کلید اینتر.

۲) با استفاده از صفحه کلید و تایپ B4:E4 .

۳) با استفاده از کلید های جهتی، کلید جهت چپ را برای انتقال به E2 فشار دهید. کلید جهت پایین را برای انتقال به E4 دوبار فشار دهید. درحالیکه کلید Shift را پایین نگه داشته اید، کلید جهت چپ را ۳ بار فشار دهید تا مانند شکل ۳۵۴ B4:E4 را انتخاب نمایید.

۴)

جزئیات بیشتر : مشکل توصیف شده در اینجا، همیشه در ردیف های سوم و چهارم داده ها رخ می دهد. زمانیکه قصد استفاده از دکمه جمع خودکار را در F6 و بعد از آن را دارید، اکسل به درستی تمام داده های آن ردیف را جمع می بندد.

همچنین زمانیکه یک عدد در محدوده شما شامل فرمول  جمع یا SUM باشد ، به درستی کار نمی کند. فرمول موقت جمع یک فرمول با محدوده بالا را پیشنهاد می کند اما فرمول جمع موقت را شامل نمی شود.

استراتژی دیگر : می توانید با انتخاب دکمه جمع موقت تمام جمع ها را در یک زمان وارد نمایید. این روش سریعتر است و مشکل توصیف شده در بالا را از بین می برد. مراحل زیر را دنبال کنید :

۱) تمام محدوده ای که یک فرمول SUM نیاز دارد را مانند شکل ۳۵۵ انتخاب نمایید.

۲) دکمه جمع خودکار را فشار دهید. اکسل پیش بینی می کند و کل فرمول ها را به طور خودکار پر می کند، همانند شکل ۳۵۶٫اکسل فرمول موقت را نشان نمی دهد. بنابراین، درستی یک فرمول را بررسی کنید.

خلاصه : تابع جمع خودکار همیشه پیشبینی درستی برای محدوده مورد جمع بندی ندارد . به راحتی می توان با استفاده از ماوس یا صفحه کلید محدوده درست اکسل را نشان داد.

توابع بحث شده : =SUM()

اگر اکسل به درستی داده های شما را یپش بینی کرده باشد، همانگونه که شکل ۳۶۰ نشان می دهد، کلید اینتر را جهت پذیرش این فرمول فشار دهید.

جزئیات بیشتر : اکسل تنظیمات گذشته دکمه جمع خودکار را به خاطر نمی آورد. اگر یک میانگین را محاسبه کنید و آنگاه تنها از دکمه جمع خودکار استفاده کنید، انگاه استفاده از یک فرمول SUM را باز می گرداند.

جژئیات بیشتر : گزینه Max از تابع MAX برای یافتن بزرگترین مقدار عددی استفاده می کند. گزینه Min از تابع MIN برای یافتن کوچکترین مقدار عددی استفاده می کند. گزینه Count  تعداد داده های عددی در لیست را با استفاده از تابع COUNT می شمارد.

خلاصه : پیکان بازشونده در کنار تابع جمع خودکار توابعی برای یافتن میانگین، مقدار مینیمم، مقدار ماکزیمم و یا تعداد داده های یک محدوده را در اختیار کاربر قرار می دهد.

توابع بحث شده : =AVERAGE();=MIN();=MAX();=COUNT()

به نظر می رسد که گزینه شمارش یا Count جمع خود کار، کار نمی کند

مشکل : شما از گزینه شمارش از پیکان باز شونده در کنار گزینه جمع خود کار در نوار ابزار استفاده می کنید. به نظر نمی رسد که نتایج ثابتی ارائه کند. در شکل ۳۶۱، سلول های B11 و C11 هر دو شامل یک عدد نشان دهنده تعداد سلول ها در ردیف های ۲ تا ۱۰ هر ستون می باشند. یک تابع نشان می دهد که ۹ ورودی وجود دارد؛ تابع دیگر نشان می دهد که تنها ۲ ورودی وجود دارند. واضح است که هر دو ستون ۹ ورودی دارند.

استراتژی : تابع COUNT تنها تعداد ورودی های عددی را می شمارد. چنانچه می خواهید تمام ورودی ها را  شمارش نمایید باید از تابع COUNT استفاده نمایید. یک راه حل این است که فرمول موجود در سلول B2 را تغییر دهید و در کلمه COUNT یک حرف A بعد از T اضافه کنید. روش دیگر این است که فرمول را به درستی در مکان اول وارد نمایید.

۱) اشاره گر را در B11 قرار دهید. علامت باز شونده در کنار دکمه جمع خود کار را کلیک کنید. از لیست نمایش داده شده در شکل ۳۶۲، گزینه More Functions… را برگزینید.

۲) صد ها تابع در اکسل موجودند. به هیچ وجه به خاطر نمی آورید که COUNTA در بخش Math & Trig قرار دارد یا در جای دیگری است. واژه “count” را در کادر جستجو وارد نموده و همانطور که در شکل ۳۶۳ نشان داده شده Go را انتخاب نمایید.

اکسل لیستی از تمام توابع مرتبط با تابع COUNT را باز می گرداند. توضیحی در مورد تابع انتخاب شده در زیر لیست ارائه می شود. شکل ۳۶۴ را ملاحظه نمایید.

۳) ممکن است جهت یافت تابع COUNTA لازم باشد لیست را مرور کنید. همانطور که در شکل ۳۶۵ نشان داده شده، زمانیکه این تابع را یافتید OK را انتخاب کنید.

سپس کادر محاوره ای حاوی آرگومان های تابع نمایش داده خواهد شد. اکسل داده های شما را بررسی نموده و محدوده ای که قرار است استفاده کنید را پیش بینی می کند. با این وجود زمانیکه محدوده هم شامل ورودی های عددی می شود و هم الفبایی اکسل نمی تواند داده ها را به خوبی پیش بینی کند. در این مورد خاص، همانگونه که شکل ۳۶۶ نشان می دهد، اکسل فرض می کند که ما تنها قرار است محدوده B9:B10 را با استفاده از تابع  COUNTA شمارش کنیم.

۴) اگر می توانید داده های موجود بر کاربرگ را ملاحظه نمایید، از ماوس استفاده کنید و محدوده درست را انتخاب نمایید، همانند شکل ۳۶۷٫

۵) دکمه ماوس را رها نمایید. در کادر محاوره ای آرگومان های تابع برای پذیرش فرمول OK را انتخاب کنید.

نتیجه : همانگونه که شکل ۳۶۸ نشان می دهد، تابع COUNTA مقدار مناسب را بر می گرداند.

خلاصه : تابع COUNT ورودی های متنی یک لیست را نمی شمارد. به جای آن از تابع COUNTA استفاده نمایید.

توابع بحث شده : =COUNT(); =COUNTA()